会計ソフトをシンプルにリーズナブルに!

ここ数年で会計ソフトについて、クラウド会計やクラウド化という言葉が浸透してきています。

クラウド会計とは、従来の会社や自分のパソコンにソフトをインストールするのではなく、インターネット上でIDとパスワードでログインをして会計処理をすることができるソフトです。

クラウド型会計ソフトとインストール型会計ソフト

現在、会計ソフトの提供方法には、クラウド型とインストール型があります。

インストール型会計ソフトとは、CD-ROMやダウンロードという方法で、会社や手持ちのパソコンにソフトウェアをインストールすることで会計ソフトが使用できる状態になるソフトのことです。

これに対して、クラウド会計ソフトとは、インストールが不要で、インターネットが繋がる環境があれば、メールアドレスなどのIDとパスワードでログインすれば、いつでもどこでもソフトが使えるという会計ソフトのことです。

インストール型会計ソフトでは、パソコンがないと会計処理ができず、インストールした端末でのみ使用が可能であるのに対して、クラウド会計ソフトは、ネット環境がなければ利用することができませんが、環境さえ整えばパソコンだけではなく、スマホやタブレットからの利用も可能です。

また、インターネット上で会計処理を行うため、ネットバンキング対応の預金データやクレジットカード明細と連動させることもできるため、入力を省力化することもできます。

このほかにも、インストール型会計ソフトのインターフェイスや操作性が複雑であるのに対して、クラウド会計ソフトはいずれもシンプルであるという違いもあります。

料金システムとバージョンアップ方法の比較

インストール型の会計ソフトは料金を1回支払ってソフトを購入します。ところが、会計ソフトは税制改正や会社法の改正などに伴い変更が行われ年度ごとにバージョンアップ版が販売されます。

最新の会計ソフトを使用するためには、再度バージョンアップ版を購入することになります。この場合、定価の何割引きかで購入できるケースが多いですが、それでも新規購入の時も割引きがありますから、新規購入よりは若干安い程度の価格になりますので、決して少ない負担ではありません。

クラウド会計ソフトの料金システムは基本的に月額制で毎月いくらという料金設定になっています。ただし、年間一括払いをすると安くなることが多いようです。

中には無料で使えるクラウド会計ソフトもありますが、機能制限があるため実務に対応できない場合もありますのであくまでもお試しのイメージです。お試し的なものですが、規模の小さい場合などはその無料プランで十分だというケースもなくはありません。

ところで、クラウド会計ソフトのバージョンアップは、年度ごとではなく頻繁に実施されます。バージョンアップに伴う利用者による作業はほぼなく常に最新のソフトを使用することができるようになっているのです。

インストール型会計ソフトのバージョンアップ版の購入は上述の通り意外に高額です。クラウド会計ソフトは月額制にすると毎月支払うので、費用がたくさん掛かったような気になる方もいるかもしれませんがトータルで考えるとやはりクラウド会計ソフトの方が安くなります。

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトを導入するメリットは、

  1. 経理初心者でも始めやすい使いやすさとサポート機能の充実
  2. ネットバンキング対応の預金明細・カード明細の自動取得可能
  3. 常に最新ソフトが利用可能
  4. ネット環境があればどこでも利用可能
  5. いつでも経理状況の確認が可能
  6. バックアップデータがあるので安心

などがあります。

①経理初心者でも始めやすい使いやすさとサポート機能が充実

クラウド会計ソフトは、経理初心者でも分かりやすい、入力しやすい仕組みになっています。通常の会計ソフトのように、借方・貸方に勘定科目と金額を入れるというものではなく、取引の種類を選んで、取引の内容を選んで金額を入力するというような仕組みです。

さらに、ヘルプ機能やサポート機能が充実しているので、つまづくことなく作業が進みます。チャット機能がある場合は、チャットを利用して疑問を解決することもできます。

②ネットバンキング対応の預金明細・カード明細の自動取得可能

クラウド会計ソフトの最大のメリットといってもよいのが、自動化できるデータが多いことでしょう。データを入力するという作業は一番時間を取られます。銀行の明細、クレジットカードの明細、POSレジや通販の明細と多岐にわたっています。

また、領収書をスマホで撮影したりスキャンして取り込むことができるものもあります。

自動取得したデータを確認するだけでOKなので、作業時間が大きく削減できます。

③常に最新ソフトが利用可能

クラウド会計ソフトは、ソフトの更新が年度ごとというインストール型会計ソフトと異なり、都度都度アップデートされていきます。そのため、ソフトが新しくなるたびに再インストールするといった手間がなく、ログインすれば、いつでも最新な状態になっています。

④ネット環境があればどこでも利用可能

ブラウザ経由で会計ソフトを利用するので、決まったPCからでないと会計処理ができないということはなく、スマホやタブレットでもログインするだけで、利用できます。隙間時間を見つけて、自動取得したデータの確認作業なども行えます。

⑤いつでも経理状況の確認が可能

帳簿は自動で作成されますので、今まで会計データの入力を税理士さんに任せていたというような方も、すぐに帳簿の確認まで自分でできるようになります。

各種レポートの作成もできるため、経営分析にも役立ちます。

⑥バックアップデータがあるので安心

データの管理を個々のPCで行わず、サーバーの保管されています。パソコンが壊れて会計データが消失するというようなリスクを減少させることができます。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトを利用するにあたって気を付けなければいけない点もあります。例えば、ブラウザ経由で会計ソフトを使用するため、ネット環境がないところでは当然ですが、何もできません。

また、インターネットを接続した状態で作業するため、通信環境によっては動作が重くなって、スムーズに入力できない、確認したい帳票が開かないというようなことが起こる可能性があります。

そのほかに、気になる点は、やはりセキュリティです。会社や個人事業の内容に関する情報を他人に預けることになるのですから、どの程度セキュリティがしっかりしているのかが気になります。

法人で使用する場合など、経理の担当者が複数人いる場合に、同時にデータを触ることへの対応という点も多少気になります。現在のクラウド会計の規模感からすると、同時に複数の別環境からデータを一気に取り込むというような状況はないのかもしれませんが、どのようにこの辺りを制御しているのか気になります。

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